assistant.e administratif.ive et de direction
- agir en direction des publics par l’art contemporain : art-exprim soutient la création et la diffusion d’artistes contemporains à travers la programmation d’expositions, d’événements culturels et de résidences dans les murs, hors les murs et dans l’espace public ;
- produire et exposer les artistes de la jeune création : art-exprim s’engage aux côtés des artistes de la création émergente issus des arts plastiques et visuels en leur offrant un accompagnement artistique et financier.
- créer et pratiquer avec les artistes : Les ateliers Marcadet existent depuis 2003 et proposent des ateliers de pratiques artistiques spécialisés dans les arts visuels et réalisés par des artistes issus de la jeune création. art-exprim apporte une attention particulière à la récupération et au recyclage des matériaux utilisés.
DATES DE MISSION
CDD de 9 mois – mars 2024 à décembre 2024
DESCRIPTION DES MISSIONS ET DES ACTIVITES AFFERENTES AU POSTE
Le.la salarié.e assistera l’équipe de direction et participera à la gestion administrative et quotidienne de l’association au travers des missions suivantes :
Gestion administrative :
- Préparation des réponses aux mails et aux courriers, suivi et classement ;
- Organisation des divers déplacements ;
- Réalisation des commandes de fournitures (récolte d’informations, coordination, vérification, étude et comparaison des prix des fournisseurs de matériels divers et réalisation de la commande) ;
- Suivre les contrats de maintenance ;
- Préparation des documents liés à la vie de l’association (documents préparatoires et de bilan, compte-rendu d’AG) ;
- Organisation du classement et l’archivage des documents administratifs.
Gestion comptable et financière :
- Assistanat à la réalisation et au suivi des budgets prévisionnels et du plan de trésorerie ;
- Suivi, élaboration et centralisation des factures clients et fournisseurs et des relances de paiements.
Gestion du personnel :
- Réception, réponses et suivi des lettres de candidatures ;
- Aide à l’élaboration des contrats de travail, de stage ;
- Suivi social de l’équipe des salariés et services civiques (plannings, absences, congés, formation…) dans le respect du droit du travail, de la convention collective et du règlement intérieur de l’association ;
- Réalisation et suivi des déclarations auprès des organismes sociaux (URSSAF, mutuelle, Maison des Artistes, AGESSA…) ;
- Liaison avec le cabinet comptable pour l’édition des bulletins de salaires – Prise d’information sur les nouvelles législations ;
Gestion journalière de l’association :
- Gestion de l’accueil physique, téléphonique et mail du public et des adhérents ;
- Gestion de l’agenda de l’association ;
- Gestion, organisation et planification des réunions ;
- Assurer la communication avec les adhérents, les artistes et le personnel ;
- Assurer les relations avec les institutions et partenaires et les tâches administratives afférentes ;
- Suivi du local et de son entretien.
Participation à la vie associative et à la communication interne :
- Participation aux différents événements de l’association (festival Arts en Espace Public, manifestation de promotion des Ateliers Marcadet, vernissages des expositions, etc.) ;
- Accompagnement et présentation auprès des publics lors des événements ;
- Récupération et diffusion à l’équipe des actualités de l’association ;
- Participation aux différents temps internes de la vie d’équipe (réunion hebdomadaire, brainstorming, stratégie de développement, etc.) ;
- Participation à la réflexion sur la stratégie de financements privés et publics et sur les différentes demandes afférentes ;
- Participation à la vie courante de la structure (courses, réceptions de colis, etc.).
PROFIL DU CANDIDAT
Diplômé d’un Bac +2 types BTS/IUT en Assistanat Administratif ou de Gestion ;
Expérience similaire d’au minimum 2 ans ;
La connaissance de l’environnement associatif et artistique serait un véritable atout.
Valeurs en accord avec celles de l’association : engagement, bienveillance, partage, ouverture, diversité, créativité, innovation, expérience et expertise ;
Compétences nécessaires au poste :
- Forte capacité organisationnelle et logistique ;
- Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word…).
- Qualités nécessaires au poste :
- Rigueur ;
- Sens de l’organisation et de l’adaptation ;
- Aisance relationnelle ;
- Esprit associatif.
MODALITE, VOLUME HORAIRE ET LIEU DE MISSION
Type de contrat : CDD de 9 mois de mars 2024 à décembre 2024
Horaires : 35h, occasionnellement travail en soirées et week-end selon les événements, les expositions et les interventions dans l’espace public.
Du lundi au vendredi de 10h à 13h et de 14h à 18h et ponctuellement en télé-travail.
Lieu : 87 & 89 rue Marcadet 75018 Paris et Ile-de-France
Congés : Une semaine en décembre et trois semaines entre juillet et septembre (fermetures annuelles). Dernière semaine de congés de manière libre.
Salaire : 2 000€ euros brut mensuel + 50 % mutuelle + 75 % navigo.
Mise à disposition d’un ordinateur portable et d’un téléphone portable Apple.
CANDIDATURE
Date limite d’envoi : 3 mars 2024
Les candidatures seront examinées dans l’ordre d’arrivée.
Envoyer un CV et une lettre de motivation par mail à l’attention Tiffanie Joannier, directrice administrative et de Alexia Dreschmann, attachée à la direction artistique, à l’adresse contact@art-exprim.com.